Getting My Sistema de Gestión Documental To Work
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Las soluciones de gestión documental permiten indexar y clasificar los documentos empresariales para que sean más fileáciles de encontrar. En primer lugar, conoce lo realmente importante para tu empresa. ¿Quieres poder consultar todos los documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
Equipo de Proyecto: Designar un equipo de proyecto con roles y responsabilidades claramente definidos, incluyendo un gerente de proyecto, especialistas en TI, representantes de los usuarios finales, and many others.
Pérdida o Robo de Datos: Almacenar datos críticos en la nube puede exponerte a riesgos como la pérdida o el robo de datos. El secuestro de cuentas o servicios también es un riesgo.
Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.
En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos 18 minutos de media en buscar los documentos necesarios para completar una tarea.
Sesiones de Retroalimentación: Organizar sesiones de retroalimentación periódicas con los usuarios para discutir sus experiencias y hacer ajustes necesarios en el sistema o la capacitación.
Con Solpheo Suite elevas tu negocio a otro nivel, a través de un entorno tecnológico seguro que permite compartir, archivar y buscar toda la información que necesitas, automatizando y optimizando los procesos de negocio.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta.
Trabajo colaborativo por medio del cual editar documentos, acceder a diferentes versiones y cambiar su indexación manualmente.
La versatilidad de la aplicación, que incluye herramientas administrativas, a partir de software de gestión documental las cuales se pueden definir roles y cuotas de usuario, el nivel de seguridad de cada documento, el log de actividad y la configuración de tareas.
Dichos documentos no tienen una organización establecida de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con los datos almacenados en una base de datos definida.
Trazabilidad: Permite rastrear el origen y las modificaciones de los documentos a lo largo del tiempo.
Mejor gestión del tiempo: Al reducir el tiempo de búsqueda de documentos, los empleados pueden enfocarse en tareas de mayor valor agregado.
Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura area como la basada en la nube.